Equilibre entre travail et vie privée

Danielle Jacobs : BELTUG

 

“L’équilibre entre travail et vie privée concerne plusieurs départements au sein de l’entreprise”, confirme Danielle Jacobs de BELTUG, l’association des utilisateurs professionnels des télécommunications. Il n’est pas rare d’alterner le travail à domicile et au bureau. Les travailleurs sont souvent en déplacement, que ce soit en Belgique ou à l’étranger. “Une approche cohérente est indispensable.” Nous allons examiner plusieurs départements et mettre en avant des points importants.

Elaboration d’une politique claire

Du coté du département RH 

“Quand on parle de l’équilibre entre travail et vie privée, on parle du bien-être des collaborateurs au bureau, mais aussi de leur rémunération. D’où l’importance de conclure de bons accords au niveau du département RH”, explique Danielle Jacobs, General Manager de BELTUG. Un département RH a pour mission principale d’élaborer une politique. Il est toutefois conseillé de collaborer avec d’autres départements, par exemple le service informatique ou celui chargé des équipements. “Nous constatons notamment une communication souvent insuffisante entre les départements. De nombreuses entreprises reposent sur un ordre de bataille dispersé.”

Une politique RH est là pour délimiter un cadre. Elle concerne entre autres le libre choix (ou non) des appareils mobiles, l’utilisation des médias sociaux, les applis ou
le travail à domicile. “Il est essentiel que cette politique stipule qui a droit à quoi. Libre à vous de classer les effectifs par profil, mais misez sur la simplicité.”

BELTUG relève deux extrêmes au niveau de l’approche. Une entreprise peut, d’une part, fixer des restrictions et des normes strictes ou, d’autre part, laisser le choix et l’initiative au travailleur. La bonne solution se trouve souvent entre les deux. “Une politique n’est, par ailleurs, jamais définitive”, souligne Harold Ryckaert, CIO de SD Worx. “Les choses évoluent rapidement. Il y a deux ans, on ne parlait pas de YouTube, de chat ni de Facebook dans notre entreprise. Il en va tout autrement aujourd’hui.”

Limiter les coûts

Du côté du département financier

Au département financier, l’accent est mis sur la limitation des coûts. Danielle Jacobs précise : “Les collaborateurs à qui l’employeur fournit un appareil mobile et un abonnement n’en ont pas souvent conscience. Certains départements comptables ou financiers envoient régulièrement à leurs collaborateurs un mail reprenant l’aperçu de leurs frais de communication. C’est particulièrement utile pour ceux qui voyagent souvent à l’étranger.” Certaines entreprises opèrent toutefois une distinction claire entre les communications professionnelles et privées grâce à des formules telles que l’Invoice Split d'Orange. 

Danielle Jacobs précise que les choses se sont considérablement améliorées sur le plan des frais de communication. Il existe désormais des forfaits data mobile pour divers collaborateurs et pour les différents appareils d’un même utilisateur. Le prix des communications entre appareils fixes et mobiles a, par ailleurs, fortement diminué ces dernières années. On est également sur la bonne voie en ce qui concerne le roaming. “Cet été, les opérateurs ont revu les prix du trafic voix et data à la baisse pour se conformer à la législation européenne”, poursuit Danielle Jacobs. Il subsiste toutefois pas mal d’imprécisions, surtout pour les destinations lointaines. “Nous conseillons aux entreprises de contacter leur opérateur pour demander des formules spéciales pour l’étranger.”

Protéger et administrer les appareils mobiles

Du côté du département ICT

Dans les entreprises, la protection et l’administration de la flotte de plus en plus vaste d’appareils mobiles est une priorité absolue. Le marché des systèmes dits ‘de Mobile Device Management’ (gestion des terminaux mobiles) se développe. “Jusqu’il y a peu, seuls de petits fournisseurs s’y attelaient, ce qui décourageait les entreprises”, explique Danielle Jacobs. “Mais des valeurs sûres se sont désormais spécialisées dans ce domaine, notamment RIM.” En dépit de ces initiatives, le volet informatique reste très délicat du fait de l’interdépendance entre le travail et la vie privée. “Une entreprise sera donc obligée de pouvoir effacer toutes les données d’un appareil à distance, y compris les photos des dernières vacances de son collaborateur”, ajoute Danielle Jacobs.

Le département informatique ‘version 2012’ va pourtant devoir lâcher du lest. “Confiance et liberté sont les maîtres mots à cet égard”, souligne Harold Ryckaert de SD Worx. Côté ordinateurs portables, SD Worx adopte une approche plutôt traditionnelle : c’est l’entreprise qui achète et gère les appareils. Mais les travailleurs peuvent choisir eux-mêmes le gsm ou le smartphone qu’ils veulent utiliser grâce au système des bons d'Orange. En ce qui concerne les tablettes, nous avons opté pour l’iPad d’Apple. “A ce niveau-là, Apple fait notre travail.” Harold Ryckaert pointe toutefois une conséquence non négligeable. “En échange de cette liberté, nous chiffrons et nous protégeons les données stockées sur les appareils. Il s’agit d’une approche globale pragmatique, assortie d’une vision claire.”

Harold Ryckaert : SD Worx

 

Suivi de la productivité

Du côté du département du management

La mission des cadres supérieurs ? Faire en sorte que les collaborateurs accueillent favorablement les nouvelles évolutions et veiller à ce que ces évolutions servent la productivité. “Je constate que les entreprises sont plus permissives qu’auparavant, notamment en ce qui concerne l’utilisation des réseaux sociaux, même si tout dépend de la culture d’entreprise. Les possibilités de travail à domicile sont elles aussi plus nombreuses alors que cette forme de travail était encore jusqu’il y a peu réservée aux intellectuels pur jus”, explique Danielle Jacobs. C’est toutefois une question d’équilibre. “Les managers se plaignent parfois de ne plus parvenir à rassembler leurs collaborateurs pour une réunion au bureau, car tous considèrent le travail à domicile comme un droit acquis.”

Un changement de mentalité s’impose. “La politique que nous avons élaborée en matière d’équilibre entre travail et vie privée vise aussi les dirigeants de notre organisation. Ils doivent, en effet, renoncer à une bonne part du contrôle physique traditionnel. Nous leur fournissons des moyens techniques, par exemple un ‘presence indicator’, pour qu’ils puissent continuer de communiquer avec leurs collaborateurs”, poursuit Harold Ryckaert. “Mais l’époque du ‘command and control’ basé sur une direction et un contrôle physiques du personnel est bel et bien révolue.”

Amender la loi

Du côté du département juridique/RH

Ni l’employeur ni le travailleur ne peuvent exiger le travail à domicile. “Les deux parties doivent se mettre d’accord”, explique Laurent De Surgeloose, avocat spécialisé en droit du travail chez DLA Piper. “Ce système peut être instauré par la suite, notamment dans le cadre d’un avenant au contrat de travail.” A noter que les travailleurs peuvent tomber sous le coup de deux dispositions juridiques. Laurent De Surgeloose précise : “Tout d’abord la CCT 85 concernant le télétravail. Elle s’adresse aux personnes qui, utilisant les technologies de l’information, exercent un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, hors de ces locaux de façon régulière.” Vient ensuite le chapitre consacré aux travailleurs à domicile de la loi sur les contrats de travail. “Elle est notamment appliquée par les entreprises étrangères qui n’ont pas de sites dans notre pays.”
Si aucune de ces deux législations n’a été spécifiée, on se base sur la situation concrète. A noter que les deux législations, la CCT 85 d’une part et la loi sur les contrats de travail d’autre part, ont des conséquences sur les entreprises. L’éventuelle transgression des dispositions de la loi sur les contrats de travail relatives au travail à domicile peut avoir des conséquences particulièrement lourdes. Si un travailleur tombe sous le coup de ces dispositions de la loi sur les contrats de travail dans la pratique, l’employeur doit notamment fixer et payer une indemnité liée aux coûts du travail à domicile. “A défaut, vous risquez de devoir verser un montant forfaitaire de 10 % du salaire au titre d’indemnisation des coûts liés au travail à domicile, à moins que le travailleur démontre sur la base de pièces justificatives que les coûts effectifs sont supérieurs à 10 % du salaire.

En l’absence de document écrit relatif au travail à domicile, le travailleur peut désormais mettre un terme au contrat de travail à tout moment, sans devoir s’acquitter ni d’un préavis ni d’une indemnité de rupture.”  Outre la spécification d’une des deux dispositions légales, le contrôle prévu par la CCT 81 est également crucial dans le cadre de l’équilibre entre travail et vie privée. “Un employeur ne peut pas surveiller à sa guise l’accès internet et le trafic de messagerie d’un travailleur. Le contrôle de la communication est strictement réglementé”, explique Laurent De Surgeloose. La CCT 81 fixe les conditions de ce contrôle. Mais il importe ici aussi d’élaborer une politique du personnel en collaboration avec le département RH. Preuve, s’il en est, que l’équilibre entre travail et vie privée est l’affaire de tous.

Laurent De Surgeloose : avocat spécialisé en droit du travail chez DLA Piper