Réunions intelligentes pour télétravail optimisé

Le travail hybride fait aujourd’hui partie intégrante de la politique du personnel de nombreuses entreprises. A juste titre, car 53 % des collaborateurs s’attendent à pouvoir télétravailler¹ et 70 % de ceux qui y sont autorisés préfèrent le faire trois jours par semaine.² Dans le même temps, de nombreux travailleurs se heurtent aux limites techniques du travail hybride. 91 % des collaborateurs qui télétravaillent se disent frustrés par l’inadéquation des outils de réunion³ et optent, de fait, de plus en plus pour des réunions physiques. Cette contradiction est également appelée "paradoxe du travail hybride" : dans un contexte d’adoption massive du travail hybride, le contact humain n’a jamais été autant plébiscité qu’aujourd’hui.

Au-delà de la seule technologie

Comment les entreprises peuvent-elles gérer ce paradoxe ? Comment peuvent-elles répondre au désir de télétravailler davantage sans perdre le contact personnel ? La réponse réside dans une nouvelle approche des réunions hybrides, qui s’intéresse à l’aspect non seulement technique, mais aussi humain. Dans cette approche, trois facteurs jouent un rôle crucial :
 

1. Équivalence
   Tous les participants doivent se sentir valorisés et entendus au cours de la réunion.
    
2. Accessibilité
   La réunion doit être accessible à tous les participants, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Chaque participant doit avoir accès aux outils et technologies appropriés.
    
3. Égalité
   Tous les participants doivent se voir et s’entendre de la même manière pendant la réunion. Ils doivent pouvoir communiquer au même niveau et la communication non verbale doit être possible.

Salle de réunion 3.0

Outre l’attention portée à l’aspect humain des réunions hybrides, le choix des outils et de la technologie reste évidemment essentiel. Pour optimiser la qualité des interactions, il convient d’investir dans un nouveau type de salle de réunion. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez équiper 1 à 2 salles d’une capacité de 3 à 11 personnes avec une solution Bring your own device.

Dans ce type de salle de réunion, chaque participant apporte son propre ordinateur portable et le connecte à la solution de visioconférence. Ce système remplace la caméra, les haut-parleurs et le micro des appareils individuels et assure ainsi une meilleure qualité vidéo et audio. Avec cette solution, vous travaillez indépendamment de la plateforme et vous pouvez utiliser la solution de visioconférence de votre choix, qu’il s’agisse de Microsoft Teams, Zoom, Webex ou Google Meet.

Une solution autonome peut également vous convenir. Elle fonctionne via un ordinateur fixe dans la salle de réunion, ce qui permet de démarrer les réunions sans ordinateur portable supplémentaire. Ces solutions utilisent généralement des applications sous licence spécifiques à une plateforme, telles que Microsoft Teams, Zoom ou Webex.

Les collaborateurs qui participent depuis un autre endroit ont une vue complète de la salle de réunion et entendent chaque contribution, ce qui accroît leur implication. En ajoutant une solution clickshare au système de visioconférence, vous pouvez également partager des documents sans effort et sans fil, tant dans la salle de réunion qu’en dehors.

1 Gallup. “The Future of Hybrid Work: 5 Key Questions Answered With Data.” Published 2022.
2 Directions 2021 The Rapidly Evolving Future of Collaboration and Conferencing; NB Webcam Study
3 Freshworks, State of Workplace Technology April 2022